Privacyverklaring Notariskantoor Van Veeren
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens:
Notariskantoor Van Veeren
T.a.v. mr. M.H.H. Senden
Soesterbergsestraat 14
3768 EH, Soest
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in een aantal registers, zoals de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister, Kadaster, curatele- en insolventieregisters.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen en controleren bij Verificatie Informatie Systeem (VIS), De notaris is één van de weinigen die uw identiteitsbewijs ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens. Het kan zijn dat uw persoonsgegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan u niet de opdrachtgever bent of waarbij u niet rechtstreeks betrokken bent. Bijvoorbeeld in het geval u bestuurder van een rechtspersoon bent, erfgenaam of legataris in een nalatenschap of administrateur van een Vereniging van Eigenaren. Als ons kantoor uw persoonsgegevens gebruikt die wij niet van uzelf hebben gekregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons kantoor verstrekte opdracht en is de bron van jouw gegevens bijvoorbeeld een openbaar registers, een makelaar, financieel bemiddelaar, andere adviseur of een cliënt van ons kantoor.
Regels adviezen en overige diensten
Als ons kantoor adviezen afgeeft en/of overige diensten verleent waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, doen wij dit in het kader van uw opdracht. Deze opdracht heeft invloed op de verwerking van uw persoonsgegevens en hiervoor geldt:
- De notaris zal in het kader van uw opdracht bepaalde persoonsgegevens in het (op te stellen) document zetten. Uw gegevens worden dus op basis van uw opdracht verwerkt.
- De notaris moet de documenten op basis van wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld het Burgerlijk Wetboek, de WWFT of de Archiefwet) bepaalde documenten voor een bepaalde tijd bewaren.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
In andere gevallen, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief, worden enkel de volgende persoonsgegevens verwerkt voor onze administratie: voor- en achternaam en een e-mailadres. U heeft ons dan toestemming gegeven door het aanmelden van de nieuwsbrief.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende kunnen zijn:
- Openbare registers, waaronder het Kadaster en de Kamer van Koophandel
- Makelaar of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent
- Financiële instelling (geldverstrekker, ingeschakeld in uw opdracht)
- Schenker
- Executeur, (andere) erfgenaam, bewindvoerder of vereffenaar
- Testateur
- (ex-)partner
- Bestuur vennootschap
Deze opsomming is niet limitatief.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren of u hiervoor toestemming heeft gegeven.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)
- Belastingdienst
- Kadaster
- Kamer van Koophandel
- Financiële instellingen (geldverstrekker, ingeschakeld in uw opdracht)
- Gevolmachtigde
- Bewindvoerder, curator, mentor
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het Notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via de e-mail: info@notarisvanveeren.nl (t.a.v. mevrouw mr. M.H.H. Senden). U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.